Digitaal onboardingsmagazine voor warme eerste indruk.

Nieuwe medewerkers onboarden, onafhankelijk van plaats en tijd

De directie Risicobeheersing van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) hecht veel waarde aan een warm welkom voor nieuwe medewerkers. Zo kunnen nieuwe collega’s snel landen op de nieuwe werkplek en worden zij vanaf de eerste werkdag actief bij de organisatie betrokken. Binnen Risicobeheersing bestaan verschillende initiatieven op het gebied van onboarding, maar een centraal overzicht van de belangrijkste basisinformatie ontbrak. Bovendien werden veel inhoudelijke trainingen tijdsafhankelijk aangeboden en kon het voorkomen dat een belangrijke training plaatvond vlák voordat een nieuwe medewerker was gestart.

De directie Risicobeheersing was daarom op zoek naar een digitale oplossing om nieuwe medewerkers van de meest belangrijke basisinformatie over Risicobeheersing en de VRU te voorzien. Zo voelen nieuwe collega’s zich vanaf dag één ondersteund op hun nieuwe werkplek.

Online magazine met interactieve rubrieken

De eerste weken bij een nieuwe organisatie kunnen overweldigend zijn door een stroom aan informatie. De digitale onboarding moet daarom niet te belastend zijn voor nieuwe medewerkers van de directie Risicobeheersing. Zij moeten de onboarding in delen kunnen volgen, zonder dat ze verplicht zijn om alle inhoud van begin tot eind te doorlopen. Dit bracht ons op het idee van een magazine: bij een tijdschrift lees je ook vaak een los artikel en leg je het blad vervolgens weer eventjes weg, om later een ander artikel door te lezen. De metafoor van een magazine hebben we in de gehele onboarding doorgetrokken: van het ‘omslaan’ van de voorpagina tot de inhoudsopgave tot diverse vertrouwde tijdschriftrubrieken.

De onboarding bevat diverse interactieve oefeningen die deelnemers motiveren en plezier geven bij het opdoen van de eerste belangrijke basisinformatie. Van een quiz over houding en gedrag op de werkvloer tot een memoryspel met de belangrijkste afkortingen tot best kept secrets van collega’s. De onboarding bij Risicobeheersing wordt zo een afwisselende en verrassende ontdekkingstocht voor deelnemers, die ze niet snel zullen vergeten.

Het onboardingsmagazine is laagdrempelig om te volgen en bevat veel humor en knipogen. Op deze manier sluit de tone-of-voice van de module volledig aan op de sfeer binnen de VRU en weten de nieuwe medewerkers gelijk dat sfeer en teamspirit belangrijke onderdelen van hun nieuwe werkomgeving zijn. In combinatie met de andere onderdelen van het onboardingsprogramma vormt het digitale onboardingsmagazine een zachte landingsplek voor nieuwe medewerekrs van Risicobeheersing.