Hey Melinda,
Systeemdenken bij online leren, héél relevant! Stel je voor: je hebt een mooie leeroplossing bedacht om de privacy awareness in je bedrijf te verbeteren. Je analyse is grondig, het type oplossing past perfect bij de doelgroep en iedereen is enthousiast. Maar bij de implementatie stuit je plots op flinke weerstand vanuit de deelnemers. Waar komt dit vandaan? Was je analyse toch niet zo waterdicht als gedacht? Zelfs na een zorgvuldige evaluatie blijft het een mysterie. Totdat je informeel hoort dat er een ontslagronde op komst is. Geen wonder dat niemand gemotiveerd is om te leren!
Als Learning & Development-professionals vergeten we soms dat er binnen een bedrijf een complex netwerk van factoren is dat de persoonlijke ontwikkeling van werknemers beïnvloedt. Werknemers ontwikkelen zich niet alleen in hun eigen taken, maar worden ook continu beïnvloed door discussies met een collega, veranderingen in het management of zelfs iets simpels als een verschuiving van bureaus.
Systeemdenken om ontwikkeldoelen te bereiken
Dit samenspel van invloeden binnen een bedrijf kun je beschouwen als een systeem. En om ontwikkeldoelen te bereiken, zul je in meer of mindere mate rekening moeten houden met het hele systeem. Zeker als je ingrijpende verandering wilt bewerkstelligen, zoals het bevorderen van eigen regie of vitaliteit. Je merkt dit vaak vanzelf:
- Hetzelfde probleem keert bijvoorbeeld steeds terug (groundhog day; de onboarding wordt ieder jaar opnieuw overhoop gehaald).
- Je tackelt een gedeelte van het probleem, maar een ander gedeelte verergert juist (whack-a-mole; in je sessies over feedback geven raken mensen die dit al erg lastig vonden nog meer op slot).
- Of je goedbedoelde leerinterventie maakt het hele probleem erger (opposite day; na jouw training over veiligheid zijn er opeens veel meer incidenten).
Herkenbaar? Dan weet je dat je met één leeroplossing het probleem waarschijnlijk niet tackelt en dat je met het gehele systeem aan de slag moet. Hierbij kun je een benadering vanuit systeemdenken gebruiken.
Mogelijke aanpak
Ik zal een mogelijke aanpak schetsen aan de hand van een voorbeeld.
- Formuleer je uitdaging. Bijvoorbeeld: ik wil bereiken dat alle werknemers in mijn organisatie zorgvuldig omgaan met persoonlijke data. Concreet wil ik over drie jaar het aantal datalekken halveren.
- Visualiseer het ultieme systeem. Bijvoorbeeld: mijn ideale werkomgeving (systeem) stimuleert werknemers om proactief persoonlijke data te beschermen in de dagelijkse werkroutine.
- Formuleer een vraag. Kader wat jij te weten wilt komen. Bijvoorbeeld: ik wil weten welke factoren bijdragen aan het feit dat werknemers niet altijd proactief persoonsgegevens beschermen in hun dagelijkse werkroutine.
- Organiseer een brainstormsessie. Breng vertegenwoordigers uit alle lagen van de organisatie bij elkaar en schrijf op post-its welke factoren invloed kunnen hebben op jouw doel. Sta onder andere stil bij de invloed van belangrijke sleutelfiguren (zowel in functie als in gedrag), beleid, de fysieke én sociale omgeving en vastgeroeste ideeën, normen en waarden.
- Ontdek verbanden. Identificeer negatieve en positieve relaties tussen de factoren en visualiseer deze met min- en plusnotaties tussen de post-its. Soms ontstaan er loopjes. Bijvoorbeeld: er is weinig budget voor senior privacy officers, waardoor de huidige privacy officers dit als bijrol doen. Zij maken weinig impact, waardoor het management het belang van investeren niet inziet.
- Zet een stapje terug. Ga samen op zoek naar één of enkele verhaallijnen die op hoofdlijnen beschrijven hoe het systeem je doel beïnvloedt. Bijvoorbeeld: we meten niet of privacydoelen behaald worden, maar meten alleen het slagingspercentage op onze e-learning over privacy. Hierdoor komen privacydoelen niet naast productiedoelen op de teamplannen en lijkt het belang ervan ondergeschikt. Privacy officers compenseren dit met steeds gedetailleerde regels, die terecht komen in de steeds complexer wordende e-learning. Dit schrikt medewerkers op hun beurt af (er worden al grappen over gemaakt).
- Focus op impact. Zoek naar mogelijkheden om met kleine aanpassingen een zo groot mogelijke impact te bereiken. Misschien kun je zo een ripple effect veroorzaken in het hele systeem. Bijvoorbeeld: wij kiezen een kleine praktische tool om gedrag rondom privacy te meten en delen de resultaten in teamoverleggen. Werknemers volgen een simpele e-learning over de basisprincipes van privacy en organiseren een challenge: teams worden uitgedaagd manieren te verzinnen om de privacydoelen te halen. Daarnaast nodigen we een senior privacy officer uit voor een trainingsdag met de huidige privacy officers.
Draaien aan verschillende knoppen
Is zo’n systeemgerichte benadering ook interessant voor jou? Wat let je om het eens uit te proberen? Houd hierbij wel in je achterhoofd dat werken met het systeem in een organisatie rommelig is. Heb geduld, anticipeer op voortdurende veranderingen, keer regelmatig terug naar de tekentafel en pas je aanpak aan. Door aan verschillende knoppen te draaien kun je het systeem niet perfect maken. Maar, je kunt het wel een beetje in de goede richting duwen en zo van binnenuit langdurige veranderingen realiseren.
Over veranderen gesproken: ook binnen onze sector vinden mensen dat vaak lastig. Terwijl vernieuwende oplossingen veel teweeg kunnen brengen. @Maarten, kun jij laten zien wanneer innovatieve, niet-standaard leeroplossingen beter aansluiten op de échte leervraag dan meer traditionele e-learning?
Groeten,
Marleen!
Marleen Volman is Digital Learning Specialist bij inBrain. Met haar grote talent voor het bespelen van de saxofoon, blaast zij iedereen omver met haar creatieve, verrassende leerproducten.
Lees lekker verder!
