Contact

Personeelshandboek.

Welkom

Hé daar!

Een personeelshandboek… klinkt misschien een tikkeltje ouderwets, toch? Wij houden zelf ook niet van een heleboel regels. Maar hé, een paar afspraken zijn wel handig om ervoor te zorgen dat we fijn met elkaar kunnen samenwerken. Benieuwd wat we voor je hebben geregeld? Dat lees je in dit personeelshandboek!

Heb je vragen over bijvoorbeeld onze cultuur, voorwaarden of hoe we werken? Als je het hier niet kunt vinden, loop dan even bij je manager langs of stuur een mailtje naar HR. We helpen je graag verder!

Proef de sfeer bij inBrain

a man is eating noodles with a fork and spoon .

Inhoudsopgave:

Onze organisatie

Wat maakt inBrain nou écht inBrain?

Onze cultuur

Ons motto? Leuke dingen maken met leuke mensen! inBrain heeft een informele en gezellige sfeer. We combineren hard werken met gezelligheid en heel veel lachen. We zijn een platte organisatie, waar iedereen elkaar kent en oog heeft voor elkaar. Er is veel aandacht voor het versterken van het teamgevoel. Zo worden er vanuit inBrain regelmatig uitjes georganiseerd zoals een wintersport naar Oostenrijk, workcation naar Biscarrosse en heerlijke BBQ’s op kantoor.

“Kunnen wij het maken? Nou en of!”

Naar buiten profileren wij ons als partner in advies, ontwikkelen en realisatie van leeroplossingen met impact! Het ontwerpen en ontwikkelen van creatieve, inspirerende en verrassende digitale leeroplossingen. Dáár gaat ons hart sneller van kloppen. En dat kan van alles zijn: e-learningmodules, virtual reality (VR), apps, serious games, leerplatforms (LMS), leercampagnes en blended leertrajecten. Lees meer in onze onboardingsmodule!

Onze kerntijden

Wij snappen dat je graag je eigen werktijden bepaalt. Misschien moet je jouw kind(eren) naar school brengen, sport je graag in de ochtend of is je relatie met de wekker gewoon een tikkeltje moeizaam. Dat is natuurlijk helemaal oké! Wat we wel merken, is dat het samenwerken makkelijker gaat als iedereen weet wanneer je beschikbaar bent voor afspraken en overleg (zo hoeven we je niet uit bed te bellen). Daarom vragen we je om beschikbaar te zijn tussen onze kerntijden van 09.30 uur en 16.30 uur. Hoe je de rest van je dag invult, is aan jou. Zorg er ook voor dat je voldoende pauzes neemt om even afstand van je werk te nemen.

Ons hybride werkmodel

We begrijpen het: soms wil je even ontsnappen aan al die kakelende collega’s en gewoon lekker een dagje thuiswerken. Bij inBrain is de richtlijn drie dagen op kantoor en twee dagen thuiswerken gebaseerd op een fulltime dienstverband.

Maar let op: maandag is onze vaste kantoordag! We trappen de week samen af met de weekstart om 9.00 uur. Hierin bespreken we de hoogtepunten van komende en afgelopen week. En elke eerste maandag van de maand? Die staat in het teken van onze maandlunch waarin onderlinge kennisdeling en gezelligheid centraal staan.

Werk je vanuit huis? Zorg dan dat je tijdens de kerntijden bereikbaar bent en dat je geen belangrijke afspraken op kantoor mist waar je echt bij moet zijn.

Kom je liever vaker of elke werkdag naar kantoor? Dat kan natuurlijk altijd! Hoe meer zielen, hoe meer vreugd!

Leren & ontwikkelen

Be your best self!

HR cyclus

Wij geloven dat met de juiste begeleiding, continue feedback en focus op positiviteit, jij beter zult presteren, gelukkiger bent en het beste tot je recht zult komen! We vinden het belangrijk dat er ruimte is om te werken aan zowel persoonlijke ontwikkeldoelen als onze gezamenlijke bedrijfsdoelen (KPI’s). Je krijgt daarbij ondersteuning van je coach en je manager.

Jaaroverzicht:

 

Shine even brighter!

Wij geloven dat je op jouw best bent als je doet wat je echt leuk vindt. Het is belangrijk dat je je ontwikkelt op dingen waar je hart sneller van gaat kloppen – want wie is er nu niet gelukkiger en meer gemotiveerd als je dat doet? Dus, kies de ontwikkelingsactie (training, coaching, studie, noem maar op) die ervoor zorgt dat jij op je best kunt zijn! Keuzestress? Geen zorgen, wij denken met je mee! In je ontwikkelgesprekken met je coach is ruimte om hierover in gesprek te gaan. Bespreek wat jouw ambities zijn, waar je nog beter in wilt worden, en bepaal welke ontwikkelingsactie het beste bij jouw doelen past.

Individueel opleidingsbudget
Voor je persoonlijke ontwikkeling krijg je jaarlijks een budget van €700 dat je tot drie jaar kunt opsparen. Hiervoor wordt een studieovereenkomst opgesteld, maar dat regelen we samen. Mocht je vragen hebben, kan je bij je coach terecht.

Heb je een opleiding of training op het oog? Bespreek het met je coach. Die kan het goedkeuren en samen plannen jullie de tijd in via Simplicate.

Gezamenlijke trainingen
Naast jouw persoonlijke opleidingsbudget organiseren we elk jaar één training per functiegroep (of met de hele inBrain-familie), zodat we ook samen blijven leren.

Arbeidsvoorwaarden

Salaris (wat schuift ’t)

Hoe leuk ons werk ook is, er moet natuurlijk wel iets tegenover staan. Die rekeningen betalen zichzelf niet, hoe graag we dat ook zouden willen!

Uitbetaling
Jouw salaris wordt op basis van de afgesproken uren uiterlijk op de laatste dag van de maand uitgekeerd. We proberen de 26e van de maand als betaaldatum aan te houden, maar wanneer het geld op je rekening staat, hangt af van je bank. Met feestdagen en weekenden houden we rekening i.v.m. vertragingen in transacties.

In Nmbrs kun je elke maand jouw loonstrook (en jaaropgave) digitaal inzien. Deze is ook makkelijk toegankelijk via de Nmbrs-app.

a baby is sitting in a car seat holding a piece of paper

Aanvullende afspraken

  • Je ontvangt jaarlijks 8 procent vakantietoeslag, die in mei wordt uitgekeerd.
  • Als je een gemiddelde performance beoordeling van 1,5 of hoger hebt (per jaar), kom je in aanmerking voor een jaarlijkse salarisverhoging.
  • De verhoging wordt in samenspraak bepaald door je manager, HR en het Management Team.
  • Mochten we ooit uit elkaar gaan dan ontvang je de eindafrekening één maand na je uitdiensttredingsdatum.

Reiskostenvergoeding
Ons kantoor zit in de Meern, op Rijnzathe 14. Hoe je hier komt? We regelen een OV-traject abonnement (voor woon-werk verkeer) voor je of je krijgt een reiskostenvergoeding (23 cent per kilometer). Hierbij gaan we standaard uit van drie dagen per week naar kantoor, en deze vergoeding wordt automatisch uitbetaald. Is jouw ‘kantoor-patroon’ anders (meer of minder)? Geef dit dan door aan HR.
Heb je nog een OV-studentenkaart? Dan vervalt het bovenstaande. Ben je oproeper en heb je geen OV-studentenkaart meer? Dan krijg je de daadwerkelijk gemaakte kosten terug (zolang dat geen taxi-ritjes zijn natuurlijk ;)).

Lease-budget
Als je voor de uitvoering van je werk (dus niet woon-werk) een zakelijke auto nodig hebt, dan kan je eventueel een lease-auto (zo milieuvriendelijk mogelijk, scheelt ook in jouw eventuele bijtelling) kiezen. In de functie van accountmanager en projectmanager kom je in aanmerking voor een lease-auto. Voor meer informatie kun je terecht bij je manager.

a group of people are dancing in front of a green car that says manchester

Sportvergoeding
Sporten is goed voor je, dus dat supporten we graag! We vergoeden tot €20 per maand op je sportabonnement. Ka-ching! Wil je hier gebruik van maken? Dan kan je dit melden bij je manager.

Bring your own device: mobiele telefoonbeleid*
Als inBrainer kun je gebruikmaken van ons ‘Bring your own device’-beleid (BYOD-beleid). Elke 24 maanden krijg je een budget van €300 netto. Daar bovenop krijg je €10 netto per maand als vergoeding voor een telefoonabonnement. * Voor meer informatie kan je contact opnemen met HR.

Heb je een functie waarin je veel klantcontact hebt? Dan kom je misschien in aanmerking voor de regeling voor ‘grootverbruikers’. Hierbij krijg je elke 24 maanden €600 netto budget én €20 netto per maand voor een telefoonabonnement.

De kleine lettertjes
Welke keuze je ook maakt, je blijft altijd zelf de eigenaar van je telefoon. Ook als deze kapot gaat, gestolen wordt of kuren vertoont. Aangezien je vaak contact hebt met klanten of bereikbaar moet zijn voor je team, verwachten we wel van je dat je er voor zorgt dat jouw telefoon er netjes uit blijft zien. Hier ben je natuurlijk zelf verantwoordelijk voor.

Je hebt 1 keer per 24 maanden recht op het BYOD-budget. Dit wordt automatisch op je rekening gestort, dus daar hoef je niets voor te doen! Mocht jouw telefoon het voor die tijd begeven, dan ben je zelf verantwoordelijk voor vervanging.

Belangrijk:
Wij verwachten dat je je telefoon goed beveiligt (dus gebruik de swipe-functie en een beveiligingscode). Download alleen apps uit de officiële app-stores en mocht je telefoon kwijt of gestolen zijn, geef dit dan zo snel mogelijk door aan ons GDPR-team (General Data Protection Regulation). Raadpleeg de ISO-module voor hoe je hier melding van maakt.

Zorg er daarnaast voor dat de telefoon die je gebruikt altijd de nieuwste versie van iOS of Android kan draaien en geïnstalleerd heeft. De één-na-laatste versie is ook nog toegestaan, maar dan wel maximaal drie maanden. Zo heb je de tijd om te upgraden of een nieuwer toestel aan te schaffen.

Pensioen…oftewel geranium spaarpot
Wij zorgen ervoor dat je spaarpot gevuld wordt voor je oude dag met een collectieve pensioenregeling van BeFrank. Zodra je begint met werken, krijg je een code waarmee je op jouw persoonlijke pagina van BeFrank in kunt loggen.

We hebben standaard het volgende voor je geregeld:

  • Een werkgevers/werknemers-bijdrage die 50/50 verdeeld is;
  • Die persoonlijk aan te passen is.

Dit betekent dat je via jouw persoonlijke pagina je pensioen kunt aanpassen naar jouw wensen: Zo kun je bijvoorbeeld maandelijks bijsparen of je profiel aanpassen naar jouw eigen risicobereidheid.

Declaraties
Zakelijke onkosten voor reizen, eten e.d. worden dus zoveel mogelijk direct door ons betaald. Als er nog andere onkosten zijn die door ons vergoed moeten worden, zoals bijvoorbeeld de zakelijke kilometers van je privé-auto, studiematerialen, lunchen met klanten/relaties, parkeerkosten e.d. dan kun je dit declareren via Nmbrs.

Tell a friend – referral
Jij vindt het natuurlijk super om met ons te werken, dus dat gun je de toppers in jouw netwerk toch ook? De beste toekomstige collega’s komen vaak uit onze persoonlijke netwerken. Als aanmoediging om nieuwe collega’s te vinden via jouw netwerk, geven we je graag een bedankje voor elke nieuwe collega die je aandraagt.

Dit bedankje bedraagt 1000 euro bruto voor elke fulltimer die via jou bij ons komt werken! Deze 1000 euro ontvang je wanneer de nieuwe collega door zijn of haar proeftijd is gekomen.
Wij zijn ook erg dankbaar als je parttimers aandraagt! Daarvoor krijg je een bedankje van 150 euro bruto, die je ook ontvangt na afloop van de proefperiode.

Geef direct bij aanvang van de sollicitatieprocedure aan dat de kandidaat via jou binnen komt, zodat wij dit administratief juist kunnen verwerken en jij het geld met je salaris ontvangt.

*Direct hiring managers en recruiters zijn uitgesloten van deze bonusregeling.

Vakantiedagen
En dat 25 keer! Je krijgt namelijk 25 vakantiedagen per jaar (op fulltime basis). Je krijgt deze dagen berekend op uurbasis, waardoor je ze helemaal flexibel kunt inzetten. In Nmbrs kan je jouw verlofaanvraag registreren en kan je manager deze goedkeuren. Bekijk in Simplicate of het ook uitkomt met de ingeplande projecten.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Volgens de Nederlandse wet heb je recht op 20 vakantiedagen (bij een 40 uur dienstverband), ook wel ‘wettelijke vakantiedagen’ genoemd. Bij inBrain voegen we daar nog eens 5 extra vakantiedagen aan toe (ook op basis van een 40 uur dienstverband), deze staan bekend als ‘bovenwettelijke vakantiedagen’.

Het is goed om te weten dat de wettelijke vakantiedagen na zes maanden vervallen, dus zorg ervoor dat je minimaal die 20 dagen per jaar opneemt voor je (mentale) gezondheid! Hoe het werkt: als je in 2025 20 vakantiedagen opbouwt, kun je deze gebruiken tot 1 juli 2026 voordat ze vervallen.

De bovenwettelijke vakantiedagen kun je wel gewoon het hele jaar meenemen en die vervallen niet na zes maanden.

Feestdagen
Op de volgende nationale feestdagen ben je vrij:

  • Nieuwjaarsdag
  • 2e Paasdag
  • Koningsdag
  • Hemelvaartsdag
  • 2e Pinksterdag
  • 1e Kerstdag
  • 2e Kerstdag
  • Bevrijdingsdag (1x per 5 jaar) – in 2030 hebben we deze dag vrij!

3 verwisselbare nationale feestdagen per jaar:
Bij inBrain vinden we diversiteit en inclusie heel belangrijk. We omarmen iedereen, ongeacht leeftijd, religie, afkomst, (on)mogelijkheden, geaardheid of gender. We willen een plek bieden waar iedereen zich welkom voelt en helemaal zichzelf kan zijn. Daarom kun je tot 3 nationale feestdagen omruilen voor feestdagen die je in plaats daarvan (wilt) vieren.

Collectieve brugdagen
Wij kunnen 5 werkdagen aanwijzen als ‘collectieve brugdagen’. Als dat gebeurt, laten we je dat natuurlijk op tijd weten. Een brugdag is een dag waarop we iedereen verplichten om vrij te nemen (en dus een vakantiedag op te nemen). In de praktijk hebben we op dit moment (nog) geen ‘collectieve brugdag’ aangewezen.

Sabbatical
Je bucketlist afwerken? Die ene lange reis maken? Een nieuwe skill leren? Eindelijk eens lekker (en vaak) uitslapen? Of vrijwilligerswerk doen? Je kan het zo gek niet verzinnen! Het enige wat je hiervoor hoeft te doen, is met je manager overleggen of je een langere tijd weg kunt. Vergeet niet om HR ook in te lichten! Geef aan voor welke periode je onbetaald verlof wilt opnemen, of misschien wil je wat vakantiedagen inzetten.

*En een kleine reminder: zorg ervoor dat je spaarpot goed gevuld is, want tijdens je onbetaalde verlof komt er geen salaris binnen, en ook geen pensioen of reiskostenvergoeding — dus plan vooruit!

Verlofwijzer
Calamiteitenverlof Waterleiding gesprongen? Kind met een griepje? Voor onvoorziene noodsituaties die niet uitgesteld kunnen worden en waarin acuut persoonlijke actie ondernomen moet worden, krijg je 1 dag betaald verlof per jaar. Duurt het langer dan 1 dag? Overleg dan met je manager wat een passende oplossing zou kunnen zijn.
Kortdurend zorgverlof Soms zijn er omstandigheden waarin je er echt voor een ander moet zijn en staat je werk op de tweede plek. In dat geval kun je kortdurend zorgverlof aanvragen bij je manager. In overleg bepaal je de duur van het verlof; maximaal 2 keer de arbeidsduur per week, dus bij een fulltime dienstverband is dat maximaal 10 dagen. Tijdens deze periode ontvang je 70 procent van je loon.
Langdurend zorgverlof Heb je langer nodig om voor een ziek familielid te zorgen? Dan kan je per jaar, na afloop van het kortdurend zorgverlof, maximaal 6 keer het aantal uren dat je per week werkt als zorgverlof opnemen. Houd er rekening mee dat je tijdens deze periode geen salaris ontvangt.
Zwangerschaps- en bevallingsverlof / Kraamverlof Gefeliciteerd met jullie gezinsuitbreiding! Je hebt recht op het volgende (betaalde) verlof:

Vrouw: 16 weken verlof. Vanaf 4 tot 6 weken vóór uitgerekende bevallingsdatum en 10 tot 12 weken ná uitgerekende bevallingsdatum. Je mag zelf de exacte periode kiezen.

Partner: Als partner heb je recht op het aantal uur dat je per week werkt. Dus als je bijvoorbeeld 4 dagen van 8 uur werkt, krijg je 32 uur verlof. Deze uren mag je inzetten tot 4 weken na de geboorte. Dit is naast het verlof dat je krijgt voor de bevalling zelf. Hier hoef je geen salaris voor in te leveren, dus geniet vooral van die tijd met je kleintje!

Je kunt ervoor kiezen om nog eens vijf weken extra bij je kleintje te blijven. Hiervoor ontvang je een uitkering van maximaal 70% van je loon (en maximaal 70% van het maximum SV-loon) bedraagt. Dit verlof moet je wel binnen zes maanden na de geboorte opnemen.
Ouderschapsverlof Tijdelijk minder werken en meer tijd voor je kind(eren)? Dat kan! Je hebt recht op ouderschapsverlof voor de helft van jouw wekelijkse arbeidsduur. Dit verlof geldt per kind tot de leeftijd van 8 jaar (leeftijd jongste kind). Heb je een meerling? Dan heb je voor elk van die kinderen recht op verlof.

Per 2 augustus 2022 kun je tot negen weken deels betaald ouderschapsverlof opnemen (maximaal 70% van je loon en maximaal 70% van het maximum SV-loon). Je kunt deze weken verbruiken tot de eerste verjaardag van je kind. De rest van het verlof is onbetaald. Wel wordt je pensioenafdracht voortgezet.

Wil je hier gebruik van maken of heb je meer vragen? Stuur dan een e-mail naar HR (hr@sana-commerce.com).
Adoptieverlof Gefeliciteerd met jullie uitbreiding! Je hebt recht op een verlofperiode vanaf 2 weken voor tot maximaal 16 weken na adoptie, waarvan maximaal 4 weken aaneengesloten. Vergeet niet je aanvraag uiterlijk 2 weken voor de start van je verlof in te dienen bij HR. En goed nieuws: het is betaald verlof!

Meer informatie over zwangerschapsverlof

Hoe lang heb ik verlof?
Je hebt als vrouw recht op 16 weken verlof, waarvan minstens 10 weken na de bevalling. Als je bijvoorbeeld 6 weken van tevoren stopt met werken en de baby wordt 2 weken te laat geboren, dan worden er 2 weken opgeteld bij de 10 verlofweken die nog over zijn.

Wanneer kan ik met zwangerschapsverlof?
Dit kan 4-6 weken van tevoren. Indien je een tweeling of meer kinderen verwacht, kan je eerder met zwangerschapsverlof: 8 tot 10 weken voor de uitgerekende datum. Het bevallingsverlof is net als bij vrouwen die 1 kind verwachten minstens 10 weken.

Wat als ik eerder ga bevallen?
Indien je eerder bevalt dan de uitgerekende datum, duurt het zwangerschapsverlof korter. De gemiste dagen van het zwangerschapsverlof kunnen worden opgeteld bij het bevallingsverlof.

Hoe zit het met de uitkering tijdens het verlof?
Tijdens het verlof heb je recht op een uitkering van 100 procent van je salaris*, inclusief vakantiegeld. Deze uitkering wordt door HR aangevraagd bij het UWV. Bij de aanvraag van het verlof moet een zwangerschapsverklaring worden overlegd van de huisarts of specialist, dus zodra je die hebt ontvangen kan je die doorsturen naar HR.

*gebaseerd op het gemiddeld aantal van je contracturen in de 12 maanden voordat je met verlof gaat.

Bijzonder verlof
Ondertrouw Halve dag
Huwelijk
Geregistreerd partnerschap		 Twee dagen
12 ½, 25, 40 en 50 jarig huwelijk van medewerker 1 dag
Huwelijk (schoon-) ouders, kind, broer, zus Dag van gebeurtenis, tenzij deze valt in het weekend of op een officiële feestdag
25, 40, 50 en 60 jarig huwelijk (schoon-) ouders, grootouders Dag van gebeurtenis, tenzij deze valt in het weekend of op een officiële feestdag
Overlijden van echtgeno(o)t(e), duurzaam samenlevende partner, ouders, kind Dag van overlijden tot en met de dag van uitvaart
Overlijden schoonouders, broer, zus Twee dagen, te weten dag van overlijden en dag van uitvaart. Wanneer je belast bent met het regelen van de uitvaart geldt het verlof van de dag van overlijden tot en met de dag van uitvaart
Overlijden schoonzoon, schoondochter, zwager, schoonzus, grootouders Eén dag. Wanneer je belast bent met het regelen van de uitvaart geldt het verlof van de dag van overlijden tot en met de dag van uitvaart
Examens Indien in het belang van de onderneming, ter beoordeling van de directie, de benodigde tijd
Bezoek aan dokter, tandarts In goed overleg met je manager

Naast bovenstaande bijzondere verlof, bieden we je het volgende aan:

1 verhuisdag per jaar
Verhuizen… iedereen weet dat dat behoorlijk pittig kan zijn. Daarom krijg je van ons één extra vrije dag per jaar om je hele hebben en houwen te verplaatsen. Zo kun je je helemaal focussen op dozen sjouwen en meubels in elkaar zetten!

Jouw gezondheid

We willen een zo goed mogelijke werkgever voor jou zijn, en we hopen dat jij ook je best doet om een zo goed mogelijke werknemer voor ons te zijn. Laten we er samen voor zorgen dat we ziekte en arbeidsongeschiktheid zoveel mogelijk voorkomen!

Let op je werkhouding
Een slechte werkhouding kan zorgen voor gezondheidsproblemen zoals rug- en nekklachten, hoofdpijn en/of vermoeidheid. Dus zorg voor een goede werkhouding. We hebben op kantoor van alles voor je – skippyballen, bureaufietsen, verstelbare bureaus en stoelen, en ergonomische muizen en toetsenborden. Maak hier gerust gebruik van!

Brilvergoeding
Heb je tijdens of na het werk last van zere of vermoeide ogen? Laat je ogen dan even checken bij een opticien. Je kunt tot €150 terugkrijgen voor een computerbril.

Omgaan met spanning
(ff te veel) stress? Stress wordt meestal geassocieerd met ongezonde druk: een teveel aan spanning. Maar hé, stress is niet altijd ongezond. Een beetje gezonde stress op het werk kan je helpen om scherp, geconcentreerd en efficiënt te zijn.

Problemen ontstaan pas als je last hebt van een overload aan stress. Dit gebeurt wanneer de eisen die aan je worden gesteld – of die je jezelf oplegt – groter zijn dan wat je eigenlijk aankunt. Dan is de balans tussen wat je moet doen en wat je kunt doen zoek!

Je kunt gelukkig veel doen om je draagkracht en daarmee je stressbalans te verbeteren! Vaardigheden als assertiviteit kun je versterken en je kunt leren om realistische eisen aan jezelf te stellen. We bieden hiervoor (intern en extern) trainingen aan. Praat hiervoor met je manager en/of HR!

Ongezonde leef- en werkgewoontes kunnen je draagkracht verminderen. Ze zorgen ervoor dat je minder weerbaar bent, waardoor je sneller last krijgt van stress:

  • Verkeerde eetgewoonten: Vergeet niet om af en toe wat fruit te snoepen! Elke maandag wordt er fruit bezorgd op kantoor, dus pak vooral een banaan, appel of mandarijn. Je lichaam (en je stressniveau) zal je dankbaar zijn!
  • Te veel koffie: We hebben heerlijke koffie op kantoor, maar geniet met mate! Te veel caffeïne kan je rusteloos en duizelig maken en hartkloppingen geven.
  • Te weinig beweging: Als je regelmatig sport, reageer je minder heftig op stress. Daarom organiseren we soms leuke activiteiten zoals kickboksen of tennis. Houd je e-mail in de gaten of vraag je manager naar meer info. Heb je zelf leuke ideeën? Laat het weten! Oh, en als je een sportabonnement hebt, kom je in aanmerking voor een sportvergoeding!
  • Tekort aan slaap en ontspanning: Denk na over hoeveel uur slaap je nodig hebt en probeer je daar aan te houden. Op kantoor kun je je ook ontspannen met airhockey, tafelvoetbal, tafeltennis, en natuurlijk de vrijdagmiddagborrel!

Korte 1-op-1 meetings? Ga voor een ‘walk and talk’!
Een frisse neus halen doet wonderen! Een wandelingetje is niet alleen goed voor je lijf, maar ook voor je hoofd. Dus combineer je werk met wat beweging en maak een rondje!

Slechte organisatie van je werk
Te veel werken met te weinig pauzes is vragen om stress. Neem regelmatig even een pauze waarin je helemaal niets doet of iets totaal anders. En lunch vooral niet achter je bureau! Ga naar de lunchruimte of naar buiten. En als het werk echt te veel wordt, praat er dan over met je manager.

Onthoud: Om je ‘beste zelf’ te zijn, is het belangrijk om op tijd aan de bel te trekken bij je manager of HR als de stress te veel wordt. Denk niet dat het vanzelf over gaat!

Wat doe je als je ziek bent?

  • Je mailt Mercedes met Sebastiaan in de cc dat je ziek bent. Wij brengen de projectmanagers op de hoogte.
  • Als je een paar dagen ziek bent, geef dan af en toe even een update. Dan weten we hoe het met je gaat en kunnen we de planning aanpassen.
  • Ben je weer beter? Mail dan Mercedes met Sebastiaan in de cc. Dan zorgen wij dat dit administratief goed wordt geregistreerd.

Op korte termijn niet beter?
Als duidelijk wordt dat je niet snel beter wordt en er meer dan een paar dagen voor nodig hebt, neemt HR contact met je op. Wij bellen je op en samen maken we een afspraak met onze bedrijfsarts. Na jullie afspraak maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse en maak je samen met HR een plan van aanpak. Deze documenten maken onderdeel uit van de Wet Verbetering Poortwachter.

Bedrijfsarts
Een bedrijfsarts is een dokter die je kunt raadplegen als jij of wij dat nodig vinden. Zodra er contact is gelegd, krijg je een uitnodiging per e-mail van Gewoon & Betrokken of HR, en dan verwachten we dat je daar gehoor aan geeft. Ben je het niet eens met het oordeel van de bedrijfsarts? Dan kan je een second opinion aanvragen bij een tweede onafhankelijke bedrijfsarts. Dit verzoek kun je, net als bij het normale proces, indienen bij Gewoon & Betrokken.

Bedrijfsgegevens:
Gewoon & Betrokken
Binnendams 101 i
3373 AC Hardinxveld-Giessendam
T: 0184 636045 / 06 53 403 605
W: https://www.gewoonenbetrokken.nl/
E: info@gewoonenbetrokken.nl

Als je een klacht hebt over de werkwijze van Gewoon & Betrokken of over de (bedrijfs)arts van de arbodienst, dan kun je de klacht doorgeven via info@gewoonenbetrokken.nl of via de overige contactgegevens van de arbodienst.

Salaris en ziekte
In de eerste 3 maanden dat je ziek bent zijn er geen financiële gevolgen en krijg je gewoon 100 procent van je loon. Na 3 maanden schaalt je salaris terug naar het wettelijk minimum van 70 procent van je laatste loon gedurende de rest van je ziekteperiode.

Vakantie en ziekte
Vakantie is voor iedereen, of je nu ziek bent of niet. Even er tussenuit gaan is belangrijk om je hoofd leeg te maken en aan je herstel te werken. Ook als je ziek bent, bouw je vakantiedagen op die je kunt gebruiken om op vakantie te gaan. Vergeet niet je verlofaanvraag in Nmbrs te registreren.

Beleid

Gedraag je wel he!

Binnen dit thema willen we graag 3 zaken uitlichten:

  1. Je bent verplicht om je werk naar beste kunnen uit te voeren en je te houden aan de geldende regels en procedures. We rekenen op je inzet en toewijding! Tijdens en na je dienstverband vragen we je om uitingen te vermijden die, redelijkerwijs, schadelijk zouden kunnen zijn voor inBrain.
  2. Wij vinden het belangrijk dat jij je prettig en veilig voelt in jouw (directe) werkomgeving. Daar horen professionele omgangsvormen bij, waarin je met respect en collegialiteit met elkaar omgaat. Wij zijn alert op alle vormen van ongewenst of ongepast gedrag, zoals discriminatie, fraude, ongewenste intimiteiten, maar ook om agressief non-verbaal of fysiek gedrag.
  3. Je bent verplicht je te houden aan de regels en procedures volgens ISO 27001. Klik hier voor een overzicht van deze regels en procedures (en vergeet niet om onze leuke en leerzame onboardingmodule te bekijken!).

Wat als je je ergens niet prettig bij voelt?
We zullen in iedere situatie passende maatregelen treffen. Meld het daarom altijd als je iets ziet gebeuren of als jouzelf iets overkomt. Wij kunnen het beste handelen als we geïnformeerd zijn. Alle meldingen worden zorgvuldig onderzocht en volledig vertrouwelijk en discreet behandeld. Het liefst horen we het persoonlijk van je, zodat je we je het beste kunnen helpen. Maar als je je niet veilig voelt om het te bespreken, kun je ook anoniem een melding maken.

Je kunt je intern melden bij:

  • HR
  • Jouw manager
  • De vertrouwenspersoon (Marijana Tunjic)
  • Anoniem per brief naar HR

Vertrouwenspersoon
Je kunt bij vervelende of ongewenste situaties altijd terecht bij onze vertrouwenspersoon (Marijana Tunjic). Zij heeft een geheimhoudingsplicht en gaat dus vertrouwelijk om met alle informatie die je deelt. Wil je je melding liever buiten het bedrijf doen? Dan kun je contact opnemen met het extern huis van de klokkenluiders. In beide gevallen geniet je van rechtsbescherming. Verder kun je ook altijd iemand als adviseur nemen om te sparren over de informatie.

Psst kan jij een geheimpje bewaren?
inBrain moedigt een open en vrije uitwisseling van informatie aan, maar het onthullen van vertrouwelijke informatie moet daarentegen voorkomen worden. Wij zijn erg gesteld op onze mensen en klanten en geloven bij inBrain in openheid en vertrouwen. Daarom vragen wij jou vertrouwelijk om te gaan met al onze mooie ontwikkelingen en onze klantgegevens.
Ga je ons verlaten en vraag je je af wat je rechten en verplichtingen zijn wat betreft geheimhouding- relatie-, concurrentie-, intellectueel eigendom- en anti-ronselbeding? Check dan hieronder de afspraken omtrent geheimhouding, intellectuele rechten en onze eigendommen (schrik niet, het is in juridische taal geschreven).

Geheimhouding

  1. Wij leggen jou strikte geheimhouding op van alle bijzonderheden betreffende of verband houdende met ons, zoals maar niet beperkt tot, alle gegevens betreffende uitvindingen, producten, diensten, octrooien, tekeningen, contracten, organisatie, leveranciers, afnemers en (mogelijke) klanten. Tegenover onbevoegden vragen wij jou strikte geheimhouding te betrachten ten aanzien van alles wat ten tijde van of na de dienstbetrekking bekend wordt en waarvan je weet of dient te weten dat deze informatie van vertrouwelijke aard is.
  2. Jij bent je ervan bewust dat wij van derden informatie van vertrouwelijke aard waaronder begrepen maar niet beperkt tot ERP-systemen, webshopdata, handelsgeheimen, know-how en andere technische en commerciële informatie ontvangen waarvoor wij strikte geheimhouding dienen te betrachten, op grond van een geheimhoudingsovereenkomst met de verstrekkende partij. Tegenover onbevoegden vragen wij jou strikte geheimhouding te betrachten ten aanzien van alle informatie van derden die ten tijde van of na de dienstbetrekking bekend wordt en waarvan je weet of dient te weten dat deze informatie van vertrouwelijke aard is.
  3. Je bent je ervan bewust dat bij overplaatsing in een andere functie dan wel bij beëindiging van de dienstverband de door jou aanvaarde verplichtingen van kracht blijft.

Intellectuele rechten
In verband met jouw dienstverband of werkzaamheden bij ons, vragen wij jou de volgende verplichting waar te maken:

1a. Zonder uitzondering en onverwijld maak je alle octrooieerbare en niet octrooieerbare rechten en uitvindingen, verbeteringen, ontdekkingen en ontwikkelingen (hierna gezamenlijk aan te duiden als “ontwikkelingen”) bekend, welke jij teweegbrengt of welke onder jouw toezicht worden teweeggebracht, vanaf het tijdstip van ondertekening van deze overeenkomst tot aan het einde van het dienstverband of werkzaamheden, onverschillig of deze ontwikkelingen tijdens of na de normale werkuren en binnen of buiten de ruimten in gebruik bij ons worden teweeggebracht

1b. Artikel 1 sub a is niet van toepassing indien aan de volgende 3 voorwaarden is voldaan:

  • De betreffende intellectuele rechten hebben geen relatie met de activiteiten van ons.
  • Bij het niet toepassen van artikel 1 sub a wordt geen belang geschonden van ons en/of aan ons gerelateerde ondernemingen en/of (klant)relaties hiervan.
  • Jij kan aantonen of zeer aannemelijk maken dat ten behoeve van de totstandkoming van de betreffende intellectuele rechten geen eigendommen van ons en/of aan ons gerelateerde ondernemingen zijn gebruikt en geen van de activiteiten in werktijd hebben plaatsgevonden.

2. Van artikel 1 kan je schriftelijke ontheffing krijgen van onze algemeen directeur voor een bepaald product dat door jou privé tot stand gebracht is of wordt. In dat geval is artikel 1 voor het betreffende product niet van toepassing en deze ontheffing is bindend voor ons. Aan de ontheffing kunnen voorwaarden worden gesteld.

3. Wij zijn verplicht mee te werken aan het in artikel 2 bedoelde verzoek indien er geen directe of indirecte schade wordt berokkend voor ons, onze klanten of lopende projecten en deze schade ook niet is te verwachten in de toekomst.

4. Op ons verzoek draag jij aan ons alle in artikel 1 bedoelde ontwikkelingen over, welke op enigerlei wijze betrekking hebben op onze tegenwoordige of voorgenomen ontwikkelingen, alsmede alle octrooien of octrooiaanvragen met betrekking tot dergelijke ontwikkelingen.

Alle documenten waarmede octrooien en octrooiaanvragen worden overgedragen en andere documenten betreffende het gebruik van die octrooien in alle landen genoemd door ons vragen wij je te ondertekenen en terug te zenden. Ook vragen wij je volledig met ons samen te werken bij het indienen van octrooiaanvragen en bij het beschermen van octrooien en octrooiaanvragen. Ondanks dat jij formeel een ontwikkeling overeenkomstig het bovenstaande aan ons zal hebben medegedeeld, en ondanks dat jij ook overigens overeenkomstig het bovenstaande zal hebben gehandeld behouden wij het recht om te besluiten dat wij niet geïnteresseerd zijn in de exploitatie daarvan en dat wij de rechten op de ontwikkeling geheel of gedeeltelijk aan jou wensen af te staan.

5. Wij vragen jou alle auteursrechten en rechten op vermenigvuldiging aan ons over te dragen welke je mocht hebben met betrekking tot alle documenten of geschriften welke je in het kader van je dienstverband of werkzaamheden mocht hebben opgesteld.

6. Indien je werkzaamheden verricht voor een geaffilieerde vennootschap, dan blijven de bepalingen van deze overeenkomst volledig van kracht.

7. Tenzij het tegendeel uitdrukkelijk is vermeld zullen de verplichtingen, voortvloeiende uit de onderhavige verklaring van kracht blijven ook na je dienstverband, onafhankelijk van de wijze waarop die beëindiging plaats vond. Deze verklaring verbindt ook jouw erven en rechtsopvolgers onder algemene titel.

Onze eigendommen
Alle materialen en alle op schrift of op digitaal gegevensdrager gestelde bescheiden, van welke aard dan ook, die aan jou ter beschikking zijn gesteld, dan wel via ons zijn verkregen, dan wel ons intellectueel eigendom zoals: materialen, producten, broncode, ontwerpen, diensten, voortbrengselen van de geest, zijn en blijven eigendom van ons.

Bij de beëindiging van het dienstverband, of zoveel eerder als dat door ons wordt verlangd, dienen alle eigendommen van ons onmiddellijk geheel aan de organisatie ter beschikking te worden gesteld, zonder dat daarbij kopieën of gegevens bij jou achterblijven. Het is niet toegestaan eigendommen of enig immaterieel goed te ontvreemden ofwel andere kosten te veroorzaken welke niet logischerwijze voortvloeien uit het dienstverband of werkzaamheden. Overtreding van het vorengaande vormt een dringende reden tot ontslag of onmiddellijke beëindiging van de werkzaamheden in geval van het ontbreken van een dienstverband. Jij ziet erop toe dat jij jezelf geen toegang kan verschaffen tot bedoelde gegevens na afloop van het dienstverband.

Klik hier voor een totaal overzicht van ons anti-ronsel, relatie-, concurrentiebeding en verklaringen omtrent geheimhouding, intellectuele rechten en onze eigendommen.

Eigendommen
Je ontvangt alle benodigde middelen om aan de slag te kunnen, zoals een toegangspas, laptop, telefoon en in sommige gevallen een auto. Wat je precies nodig hebt, hangt af van je functie.
We vragen je om hier zorgvuldig mee om te gaan. Als je per ongeluk toch schade aan je toegangspas, sleutels, enzovoort veroorzaakt, zorgen wij ervoor dat dit wordt gerepareerd. Mocht dit vaker gebeuren, dan zijn de kosten voor jou.

Is er iets kapot aan je laptop?

an older man is carrying a laptop out of a house

Dat is vervelend! Neem dan even contact op met onze IT-specialist of Facility Management om het probleem op te lossen.
Heb je schade aan je zakelijke auto? Dan kun je terecht bij de leasemaatschappij.

Duurzaamheid
Bij inBrain erkennen we de verantwoordelijkheid die we hebben om bij te dragen aan een duurzame toekomst. We streven ernaar onze impact op het mileu te minimaliseren, sociale verantwoordelijkheid te nemen en economische duurzaamheid te bevorderen en investeren continu in een bestendige toekomst voor onze klanten, werknemers, aandeelhouders en maatschappij. Zo zetten we ons in voor een bosrijke wereld via Trees for All. Voor ieder afgerond project planten we 10 bomen. Daarnaast moedigen we duurzaam woon-werkverkeer aan door elektrisch rijden, carpoolen en fietsen te stimuleren.

a man says look we gotta save the rainforests in front of a fence

Heb je een goed duurzaamheidsinitatief? Laat het dan weten aan je manager.

Veilig werken
Je bent natuurlijk hartstikke blij dat je alle tools en systems hebt gekregen om jouw werk goed te kunnen doen! Wel vragen we je om met een aantal dingen in het bijzonder rekening te houden…

  1. Krijg je van ons een laptop? We verwachten natuurlijk wel dat je ermee om gaat alsof hij van jezelf is.
  2. Lekker filmpje kijken met je partner of familie? Tuurlijk, geen probleem! Zolang je er zelf ook bij bent.
  3. Onder het genot van een kopje koffie bij het café op de hoek doorwerken? Check even of je VPN aanstaat en of er niemand over je schouders mee kan kijken!
  4. Even weg van je bureau? Vergeet nooit je laptop te vergrendelen.
  5. Ruim je bureau(blad) altijd op, want werken in een opgeruimde omgeving is beter én veiliger.
  6. Toffe social media post online gooien? Leuk! Vergeet alleen niet dat jouw uitingen gezien kunnen worden als uitingen van het bedrijf.
  7. Of je online iets kan opzoeken tijdens werk? Tuurlijk! Maar hele films streamen, dat is een voorbeeld van wat minder gepast gebruik van internet gedurende werktijd…
  8. (Vermoedelijk) informatiebeveiligingsincident gespot of ben je iets verloren (gevalletje laptop vergeten in de trein..)? Vergeet het niet zo snel mogelijk te melden via een ticket in Freshservice en mail sirt@inbrain.nl (security incident response team)!
  9. Je wilt natuurlijk niet dat je privéfoto’s op straat komen te liggen als je je mobieltje verliest, datzelfde geldt natuurlijk ook voor onze gegevens op jouw mobiel. Zorg dus altijd voor goede beveiliging, Remote Wipe, en voorzie je mobiel van de laatste updates. Ook belangrijk: Altijd je mobiel updaten met de laatste versies van iOS of Google Android OS.
  10. Eindelijk een sterk genoeg wachtwoord verzonnen? Geef hem niet aan iemand anders en schrijf hem niet op, dan blijft hij ook sterk! We proberen het je zo makkelijk mogelijk te maken door alles met 1 account en multifactor authenticatie te beveiligen. Maar hé, als ons dat niet lukt en het is on-mo-ge-lijk om alllll jouw sterke wachtwoorden te onthouden, mag je Dashlane gebruiken als hulpmiddel 😉Wil je de regeltjes bij deze voorbeelden nog precies doorlezen? Dit kan natuurlijk in de ISO 27001 policies en procedures!

Artificial Intelligence
Je kunt door het bedrijf goedgekeurde AI-tooling gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze wordt verstrekt. Als je andere AI-tools wilt gebruiken, kunt je die tools gebruiken met je persoonlijke account voor:

  • Persoonlijk gebruik, met inbegrip van professionele ontwikkeling.
  • Het maken van eenvoudige documenten, afbeeldingen, video’s, enz. voor intern en extern gebruik.
  • Elk ander doel indien goedgekeurd door het managementteam van inBrain.

Zorg ervoor dat:

  1. Laat mensen weten wanneer ze te maken hebben met AI.
  2. Controleer de output op juistheid, want jij bent er zelf verantwoordelijk voor.
  3. Neem contact op met het beveiligingsteam als je twijfels hebt over het beoogde gebruik van AI.

We gaan uit elkaar

a woman is crying while holding a hamster in her hands

Het kan voorkomen dat je niet helemaal op je best kan zijn bij ons, of je gaat met pensioen en lekker genieten van jouw vrije tijd! Denk nog wel even aan het volgende voordat het zo ver is:

Je gaat met pensioen:
In het geval van pensioen eindigt jouw arbeidsovereenkomst van rechtswege per de 1e van de maand volgend op de maand waarin je de wettelijke pensioenleeftijd hebt bereikt.

Je zegt zelf op:
Als je zelf je arbeidsovereenkomst wilt opzeggen, kun je dit 1 kalendermaand van tevoren schriftelijk doorgeven aan HR. De opzegging vindt plaats tegen het einde van de maand.
Zodra je hebt opgezegd, houden we je graag nog even bij ons (die ene maand dus) om te zorgen voor een goede overdracht. Mocht het zo zijn dat je om een bepaalde reden eerder wilt stoppen, dan kunnen we in goed overleg kijken naar een ander opzegtermijn. Het kan zo zijn dat er persoonlijke afspraken zijn gemaakt omtrent het opzegtermijn, afwijkend van bovenstaande. Deze kan je terugvinden in je arbeidsovereenkomst en zijn dan leidend.

We gaan uit elkaar, maar even goede vrienden. Wij plannen voor je laatste werkdag een exitgesprek in om je nog een aantal vragen te stellen waarvan jouw input waardevol kan zijn voor de organisatie en natuurlijk maken wij graag een getuigschrift voor je als je dat wilt. Stuur hiervoor een e-mail naar hr@sana-commerce.com.

Foto/videomateriaal
Wij vinden het erg leuk om foto’s of video’s te maken, bijvoorbeeld tijdens trainingen, workshops, jubilea of uitjes en deze te delen op onze sociale mediakanalen zoals LinkedIn. Hiermee bedoelen wij de openbaarmaking en verveelvoudiging van foto’s en beeldopnamen voor zakelijke en commerciële doeleinden, zoals ter promotie van het bedrijf of de producten en diensten van het bedrijf via sociale media of via eigen website(s). Het kan zijn dat jij herkenbaar in deze beelden te zien bent. Als je hier niet mee akkoord gaat, laat het ons dat even weten door een bericht te sturen naar het marketingteam.

Gegevensverwerking
We gaan zorgvuldig om met jouw gegevens. We gebruiken je persoonsgegevens voor zakelijke doeleinden zoals salarisuitbetaling, pensioenafdracht en administratieve doeleinden. Daartoe delen wij dit ook met derden. Uiteraard voldoen wij hierbij aan alle geldende wet- en regelgeving die hieraan ten grondslag ligt.

Nevenactiviteiten
We vinden het natuurlijk superleuk als jij naast je ‘gewone’ werk ook andere activiteiten onderneemt. Goed voor jouw netwerk, persoonlijke ontwikkeling en voor ons, als dat jou gelukkig maakt! Wel vinden we het zo prettig als je dat even bij Sebastiaan meldt, zodat we weten hoeveel dit je belast en om te voorkomen dat er verkeerde verwachtingen zijn vanuit de organisatie of jou. Met toestemming van Sebastiaan kun je volop aan de slag met je nevenactiviteiten. In geval van een objectieve rechtvaardigingsgrond, kunnen nevenwerkzaamheden afgewezen worden.

Privacyverklaring

Verwerking van Persoonsgegevens voor Werkgerelateerde Doeleinden

Dit zijn de belangrijkste punten uit onze privacyverklaring:

  • inBrain verwerkt je persoonsgegevens op basis van je arbeidsovereenkomst, een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting.
  • De gegevens die worden verzameld zijn onder andere je identiteits- en contactgegevens, werkervaring, opleidingshistorie, financiële gegevens en reisdata.
  • inBrain gebruikt deze gegevens voor werving, salarisadministratie, prestatiebeheer, zakenreizen en wettelijke verplichtingen.
  • Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar van je gegevens.
  • inBrain gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming die juridische gevolgen heeft.
  • Gegevens worden alleen gedeeld met derden als dat noodzakelijk is (zoals de belastingdienst of salarisadministratie).
  • Sommige gegevens worden gedeeld binnen de inBrain Groep voor internationale communicatie, altijd met passende waarborgen.

Download hier de volledige verklaring: inBrain privacy notice

Deze verklaring kan periodiek worden bijgewerkt. De meest recente versie is beschikbaar op onze intranet of door contact op te nemen met hr@sana-commerce.com

Feestjes

Waar is dat feestje? Hier natuurlijk! Bij inBrain zijn we dol op feestjes. Als er iets te vieren valt, zijn we er als de kippen bij. Lees hieronder welke leuke momenten we vieren bij inBrain.

Jubilea
Wij staan er graag bij stil als een inBrainer een jubileum bij ons bereikt. Dit kan 5, 10, 15 of zelfs 20 jaar zijn! Elk jubileum vieren we weer op een andere manier.

Fry-day
Friday = Fry-day @ inBrain! Elke vrijdag lunchen wij samen met (groente)kroketten en allerlei anders lekkers. Lunch van het huis!

a man in a white shirt is making a funny face while talking to someone .

Sporten
Er worden verschillende sportieve activiteiten georganiseerd, zoals een lesje kickboksen of tennis. Heb je zelf nog een leuk idee om iets te organiseren? Dat kan! Laat je idee weten aan je manager en samen kijken we wat mogelijk is.

a man in a wheelchair is sitting in a gym with a basketball hoop in the background

Meerdaagse tripjes
Denk aan wintersport en een workcation naar Biscarosse.

Kerstfeest
Elk jaar wordt er een kerstdiner en -feest georganiseerd, wat elk jaar weer een grandioos succes is!

Verjaardagen
Verjaardagen laten wij niet ongemerkt voorbij gaan. Wij proberen van elke verjaardag een feestje te maken. We hangen vlaggetjes op om de jarige in het zonnetje te zetten, de jarige trakteert collega’s op wat lekkers en we nemen gezamenlijk de tijd om ‘lang zal je leven’ te zingen. Elke jarige krijgt een cadeautje (t.w.v. ongeveer 20 euro). Dit wordt verzorgd door de collega die vóór jou jarig was. Dus: de collega die als laatste voor jou jarig is, geeft een cadeautje aan jou. De collega die als eerste na jou jarig is, krijgt van jou een leuk cadeautje. Vergeet niet je verjaardag op de kalender te zetten!

Successen
Hebben we een grote of nieuwe klant binnengehaald? Tijd om de champagne te poppen! En als we een project succesvol afronden, trakteren we de klant op een heerlijke taart.

Afronding
Poe hee! Dat waren al onze regels in een notendop. Je bent nu helemaal up-to-date.

Mis je nog iets in dit personeelshandboek? Laat het ons weten! Wij waarderen je mening en feedback. Je kan hiervoor terecht bij Mercedes.