De zin en onzin van projectmanagement.

De (on)zin van projectmanagement

Voor de één een onmisbaar, voor de ander een overbodige functie waar veel te veel tijd en geld in zit. Er zijn verschillende meningen over de zin of onzin van projectmanagement. Maar hoe (on)zinnig is deze functie eigenlijk? Is men onterecht lyrisch over de functie, of geven we de projectmanagers niet genoeg credits En ben ik – als projectmanager bij inBrain – eigenlijk wel nodig?

De zin

Wie ooit een project zonder enige vorm van sturing heeft meegemaakt, weet: dit kan alle kanten op gaan. Mensen praten langs elkaar heen, verwachtingen worden niet uitgesproken, deadlines vergeten en het eindresultaat is meestal iets tussen ‘net niet’ en ‘té uitgebreid’ in.

Juist daar waar geen duidelijke richting is, is de meerwaarde van projectmanagement goed te zien. Het begint bij iets heel basics: duidelijkheid. Wie doet wat, wanneer en met welk doel? Door dit helder te krijgen, worden eindeloze vergaderingen waarin onuitgesproken aannames leiden tot misverstanden en frustratie voorkomen.

Namelijk: risicobeheersing. Dingen gaan nu eenmaal mis. Daar waar mensen werken, worden ook menselijke fouten gemaakt. Maar het verschil tussen een hanteerbaar probleem en een project dat uit de klauwen loopt, zit vaak in het moment waarop je het ziet aankomen. Een goede projectstructuur maakt risico’s zichtbaar voordat ze uitgroeien tot crises.

En dan is er nog een vaak onderschat vakgebied: stakeholdermanagement. Het draait niet alleen om het team dat eraan werkt, maar ook om de mensen eromheen: opdrachtgevers, eindgebruikers, collega’s van andere afdelingen. Zonder betrokkenheid en context van buitenaf kun je intern nog zo hard werken:  je bouwt mogelijk iets waar niemand echt op zit te wachten.

Tot slot dwingt structuur tot focus. In een omgeving zonder duidelijke kaders wordt er vaak gewerkt aan wat interessant of leuk lijkt, in plaats van wat daadwerkelijk bijdraagt aan het doel. Een goede projectaanpak helpt teams prioriteiten te stellen en vaart te houden richting oplevering.

Goed projectmanagement is dus helemaal niet ingewikkeld of bureaucratisch. Het is simpelweg zorgen dat mensen weten wat ze moeten doen, dat er een plan ligt dat richting geeft en dat er geleverd wordt wat nodig is.

De onzin

Maar ja… In sommige organisaties is toch het idee ontstaan dat meer,betere of ingewikkeldere processen automatisch leiden tot betere resultaten. Maar in werkelijkheid is dit een vorm van schijncontrole. Een Gantt-chart kan nog zo netjes zijn opgemaakt, het kan nog steeds weinig bijdragen aan het behalen van het einddoel van het project.

Daarnaast hebben sommige organisaties een cultuur ontwikkeld waarin het ‘processen’ belangrijker zijn geworden dan het realiseren. Wat begint als ondersteuning kan al snel omslaan in betutteling. Eindeloze terugkoppelingen, rapportages en tussentijdse bijpraatmomenten. Vaak onnodig, maar ingepland om risico’s af te dekken.

Waarom slaan we dan vaak zo door? Omdat proces controle belooft. En controle geeft comfort. Vooral aan managementlagen die niet direct met het inhoudelijke werk bezig zijn, maar wel verantwoordelijk willen zijn “voor het succes van het project”. Dus bouwen we extra lagen, extra governance, extra KPIs .Niet omdat het nodig is, maar omdat niemand afgerekend wil worden op falen.

Conclusie

Projectmanagement is geen garantie tot succes. Het is een middel, geen doel waarin de processen niet leidend moeten worden. Sterker nog: overmatig projectmanagement kan méér schade aanrichten, dan gebrek eraan. Dus: minder ceremonie, meer gezond verstand. Richt je op het doel, houd de aanpak eenvoudig en laat processen je helpen – niet tegenwerken

@Felicia, als digital learning consultant word er ook wel eens beroep gedaan op je adviesvaardigheden. Kan je hier meer over vertellen hoe je daar als digital learning consultant mee bezig bent.

Groetjes,

Sterre