Hallo Teun,
Aber sicher! Als Projektmanager stellen Sie vielleicht gelegentlich fest, dass die Notwendigkeit der Aufgabe nicht immer gegeben ist, es sei denn, sie fällt plötzlich weg. Ich vergleiche es auch manchmal mit einem Orchesterdirigenten. Wenn der Dirigent von Anfang an dabei ist, denken Sie: aber das Orchester weiß doch sicher, was zu tun ist? Aber wenn der Dirigent ausfällt, merken Sie den Unterschied. Ich denke, man kann das mit dem Projektmanagement vergleichen. Ich finde es gerne heraus!
Der (Un-)Sinn des Projektmanagements
Für die einen eine unverzichtbare Funktion, für die anderen eine überflüssige, die viel zu viel Zeit und Geld verschlingt. Es gibt unterschiedliche Meinungen über den Sinn oder Unsinn des Projektmanagements. Aber wie (un)nützlich ist diese Funktion wirklich? Wird die Funktion zu Unrecht hochgelobt, oder trauen wir den Projektmanagern nicht genug zu? Und werde ich – als Projektmanager bei inBrain – tatsächlich gebraucht?
Der Satz
Jeder, der schon einmal ein Projekt ohne jegliche Richtung erlebt hat, weiß: Das kann in beide Richtungen gehen. Man redet aneinander vorbei, Erwartungen werden nicht geäußert, Fristen werden vergessen und das Endergebnis ist meist irgendetwas zwischen „einfach nicht“ und „zu umfangreich“.
Gerade dort, wo es keine klare Richtung gibt, ist der Mehrwert des Projektmanagements leicht zu erkennen. Es beginnt mit etwas sehr Grundlegendem: Klarheit. Wer macht was, wann und zu welchem Zweck? Dies zu klären, verhindert endlose Besprechungen, in denen unausgesprochene Annahmen zu Missverständnissen und Frustration führen.
Nämlich: Risikomanagement. Dinge gehen nun einmal schief. Wo Menschen arbeiten, werden auch menschliche Fehler gemacht. Aber der Unterschied zwischen einem überschaubaren Problem und einem Projekt, das aus dem Ruder läuft, liegt oft in dem Moment, in dem Sie es kommen sehen. Eine gute Projektstruktur macht Risiken sichtbar, bevor sie sich zu Krisen auswachsen.
Und dann gibt es noch einen oft unterschätzten Bereich: das Stakeholder-Management. Dabei geht es nicht nur um das Team, das an dem Projekt arbeitet, sondern auch um die Menschen, die es umgeben: Kunden, Endbenutzer, Kollegen aus anderen Abteilungen. Ohne die Einbeziehung von außen und ohne den entsprechenden Kontext können Sie intern noch so viel arbeiten: Sie könnten etwas bauen, das niemand wirklich will.
Schließlich zwingt die Struktur zur Konzentration. In einer Umgebung ohne klaren Rahmen arbeiten die Menschen oft an dem, was interessant erscheint oder Spaß macht, und nicht an dem, was tatsächlich zum Ziel beiträgt. Ein guter Projektansatz hilft den Teams, Prioritäten zu setzen und den Schwung für die Umsetzung beizubehalten.
Gutes Projektmanagement ist also ganz und gar nicht kompliziert oder bürokratisch. Es geht einfach darum sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben, dass es einen Plan gibt, der die Richtung vorgibt, und dass das, was benötigt wird, auch geliefert wird.
Der Blödsinn
Aber ja… Sicherlich hat sich in einigen Organisationen die Vorstellung entwickelt, dass mehr, bessere oder kompliziertere Prozesse automatisch zu besseren Ergebnissen führen. Aber in Wirklichkeit ist dies eine Form der Scheinkontrolle. Ein Gantt-Diagramm kann noch so schön gestaltet sein, es kann trotzdem wenig dazu beitragen, das Endziel des Projekts zu erreichen.
Darüber hinaus haben einige Organisationen eine Kultur entwickelt, in der „Prozesse“ wichtiger geworden sind als die Umsetzung. Was als Unterstützung beginnt, kann schnell in Bevormundung umschlagen. Endloses Feedback, Berichte und zwischenzeitliche Nachholtermine. Oft unnötig, aber geplant, um Risiken abzudecken.
Warum schlagen wir dann oft so zu? Weil ein Prozess Kontrolle verspricht. Und Kontrolle gibt Sicherheit. Vor allem für Managementebenen, die nicht direkt an der inhaltlichen Arbeit beteiligt sind, aber für den Erfolg des Projekts verantwortlich sein wollen. Also schaffen wir zusätzliche Ebenen, zusätzliche Kontrolle, zusätzliche KPIs – nicht, weil es notwendig ist, sondern weil niemand für ein Scheitern verurteilt werden möchte.
Fazit
Projektmanagement ist keine Garantie für Erfolg. Es ist ein Mittel, kein Zweck, bei dem Prozesse nicht führend sein sollten. In der Tat: übermäßiges Projektmanagement kann mehr Schaden anrichten als ein Mangel daran. Also: weniger Zeremonien, mehr gesunder Menschenverstand. Konzentrieren Sie sich auf das Ziel, halten Sie die Herangehensweise einfach und lassen Sie die Prozesse Ihnen helfen – nicht gegen Sie arbeiten.
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